En resumen
En una pyme sin comercial dedicado, la prospección sigue la carga de trabajo, a contratiempo. Cuando llegan los pedidos, el directivo no tiene ni un minuto para buscar los siguientes. Cuando terminan los proyectos, descubre un pipeline vacío y prospecta con prisas, con mensajes que transmiten esas prisas.
Este ciclo no es inevitable. Es un problema de cadencia, y se resuelve con dos reglas tomadas del entrenamiento deportivo: una base que se mantiene todo el año y momentos clave planificados.
Por qué la prospección «cuando haya tiempo» no funciona
Una prospección iniciada hoy produce reuniones dentro de varias semanas, y firmas a veces dentro de varios meses. Dejar de prospectar en épocas de mucho trabajo equivale, por tanto, a crear uno mismo el bache de actividad del trimestre siguiente.
El otro defecto es menos visible. Una prospección a trompicones impide medir nada. Si envía mucho durante dos semanas y luego nada, no sabe si un mensaje funciona o si simplemente le tocó una buena semana.
La base: unas horas fijas, cada semana
La base es la parte de la prospección que nunca se detiene. Del orden de tres a cinco horas semanales, repartidas en franjas fijas. Por ejemplo, lunes, miércoles y jueves, de 8:30 a 9:30, antes de que el día le absorba.
Cada franja tiene un contenido definido de antemano, para no perder veinte minutos preguntándose por dónde empezar:
- responder a los mensajes recibidos desde la última franja;
- enviar los seguimientos que vencen hoy;
- enviar las nuevas invitaciones segmentadas del día, sin superar entre 15 y 20 por día laborable.
Una franja de prospección se trata como una reunión con un cliente: no se mueve por una reunión interna. Si la sacrifica en cuanto la semana se complica, desaparecerá en el primer mes cargado.
El modo reducido, previsto de antemano
Habrá semanas imposibles. Deje por escrito desde ahora en qué se convierte la base en ese caso: una sola hora, dedicada a respuestas y seguimientos, sin nuevas invitaciones. Una base reducida mantiene vivas las conversaciones. Una base suprimida deja que se enfríen.
Los momentos clave: de dos a cuatro semanas al año, elegidas con antelación
Los deportistas de resistencia no entrenan con la misma intensidad todo el año: alternan un volumen de fondo y bloques más intensos, seguidos de recuperación. Es lo que se llama periodización. La prospección de una pyme gana siguiendo la misma lógica.
Un momento clave es una semana en la que el equipo concentra su esfuerzo comercial. No se elige al azar: se sitúa justo antes de los momentos en que sus clientes deciden. Según su mercado, puede ser la vuelta de septiembre, la preparación de los presupuestos de final de año, las semanas previas a una feria profesional de su sector o el lanzamiento de una nueva oferta. Para situar estas semanas en un plan escrito antes de enero, consulte preparar el plan de prospección del primer trimestre.
Qué se intensifica y qué no
El límite de LinkedIn no se mueve durante un momento clave: una cuenta tolera del orden de 100 invitaciones por semana. Por tanto, no es el volumen de invitaciones lo que se aumenta. Se intensifica todo lo demás:
- la reactivación: antiguos clientes, presupuestos no firmados del año pasado, contactos conocidos en una feria a los que nunca se volvió a escribir;
- los seguimientos de las conversaciones abiertas en las semanas anteriores;
- la publicación de dos o tres contenidos útiles, que dan un motivo para retomar el contacto;
- las reuniones: se libera tiempo en la agenda para celebrarlas esa misma semana.
Después del momento clave, se vuelve a la base. Ese descenso forma parte del plan: es lo que hace que la cadencia sea sostenible de un año a otro.
Repartir las funciones en un equipo pequeño
En una pyme, el directivo no puede cargar con todo, pero tampoco puede delegarlo todo. Los decisores a los que se dirige quieren hablar con la persona que dirige, sobre todo en el primer contacto. Las tres formas de repartir este trabajo entre el directivo y un comercial se comparan en quién prospecta en una pyme.
| Tarea | Quién | |---|---| | Crear y depurar la lista de prospectos | Una persona del equipo | | Verificar la información de la empresa | Una persona del equipo | | Escribir o validar el primer mensaje | El directivo | | Dirigir la primera reunión | El directivo | | Mantener al día el seguimiento y las fechas de recontacto | Una persona del equipo |
Esa es la lógica de Trouve Tes Clients: la herramienta analiza los prospectos importados y prepara propuestas de mensajes, la persona decide y, en LinkedIn, nada sale sin ella. Si algún día estas tareas pasan a un comercial contratado, lo que debe dejar por escrito antes de su llegada se describe en confiar la prospección a un primer comercial.
Un solo indicador por semana
Un cuadro de mando de quince cifras no se lee un viernes por la tarde. Elija un indicador, y solo uno, que seguirá cada semana: el número de reuniones cualificadas obtenidas es el más revelador. Si baja dos semanas seguidas pese a haber respetado la base, lo que hay que revisar es la segmentación o el mensaje, no la cadencia. El método para aislar la causa se detalla en medir su tasa de respuesta en LinkedIn. Cuando este indicador ya no basta para explicar una caída, el cuadro de mando de los viernes en cinco cifras indica en qué etapa buscar.
Para el orden de los seguimientos dentro de la base, el modelo de la secuencia multicanal LinkedIn, email y WhatsApp ofrece un punto de partida: cuatro contactos espaciados y, después, se para.
Mantener una cadencia no exige trabajar más. Exige decidir de antemano cuándo se prospecta, qué se hace en cada franja y qué se conserva incluso las semanas en que todo se desborda.