In sintesi
In una PMI senza un commerciale dedicato, la prospezione segue il carico di lavoro, ma in controtempo. Quando gli ordini arrivano in massa, il titolare non ha un minuto per cercare i successivi. Quando i lavori si chiudono, scopre una pipeline vuota e fa prospezione in emergenza, con messaggi che sanno di emergenza.
Questo ciclo non è una fatalità. È un problema di ritmo, e si risolve con due regole prese in prestito dall'allenamento sportivo: una base che si mantiene tutto l'anno e alcune fasi intense pianificate.
Perché la prospezione «quando c'è tempo» non funziona
Una prospezione avviata oggi produce appuntamenti fra diverse settimane, e firme a volte fra diversi mesi. Smettere di prospettare nei periodi pieni significa quindi creare con le proprie mani il calo di attività del trimestre successivo.
L'altro difetto è meno visibile. Una prospezione a strappi impedisce di misurare qualsiasi cosa. Se invia molto per due settimane e poi più nulla, non sa se un messaggio funziona o se ha semplicemente avuto una buona settimana.
La base: qualche ora fissa, ogni settimana
La base è la parte della prospezione che non si ferma mai. Nell'ordine di tre-cinque ore a settimana, suddivise in fasce fisse. Per esempio lunedì, mercoledì e giovedì, dalle 8:30 alle 9:30, prima che la giornata La travolga.
Ogni fascia ha un contenuto definito in anticipo, per non perdere venti minuti a chiedersi da dove cominciare:
- rispondere ai messaggi ricevuti dall'ultima fascia;
- inviare i follow-up in scadenza oggi;
- inviare i nuovi inviti mirati del giorno, senza superare i 15-20 per giorno lavorativo.
Una fascia di prospezione si tratta come un appuntamento con un cliente: non la si sposta per una riunione interna. Se la sacrifica appena la settimana si fa tesa, sparirà al primo mese impegnativo.
La modalità ridotta, prevista in anticipo
Ci saranno settimane impossibili. Scriva fin d'ora che cosa diventa la base in quel caso: una sola ora, dedicata a risposte e follow-up, senza nuovi inviti. Una base ridotta tiene in vita le conversazioni. Una base eliminata le lascia raffreddare.
Le fasi intense: da due a quattro settimane all'anno, scelte in anticipo
Gli atleti di endurance non si allenano alla stessa intensità tutto l'anno: alternano un volume di fondo e blocchi più intensi, seguiti da recupero. È ciò che si chiama periodizzazione. La prospezione di una PMI ha tutto da guadagnare a seguire la stessa logica.
Una fase intensa è una settimana in cui il team concentra lo sforzo commerciale. Non la si sceglie a caso: la si colloca subito prima dei momenti in cui i Suoi clienti decidono. A seconda del mercato, può essere la ripresa di settembre, la preparazione dei budget di fine anno, le settimane che precedono una fiera del Suo settore o il lancio di una nuova offerta. Per inserire queste settimane in un piano scritto prima di gennaio, veda preparare il piano di prospezione del primo trimestre.
Che cosa si intensifica, e che cosa no
Il limite di LinkedIn non si sposta durante una fase intensa: un account tollera nell'ordine di 100 inviti a settimana. Non è quindi il volume di inviti ad aumentare. Si intensifica tutto il resto:
- la riattivazione: ex clienti, preventivi non firmati dell'anno scorso, contatti conosciuti a una fiera e mai ricontattati;
- i follow-up delle conversazioni aperte nelle settimane precedenti;
- la pubblicazione di due o tre contenuti utili, che offrono un motivo per riprendere i contatti;
- gli appuntamenti: si libera tempo in agenda per tenerli nella stessa settimana.
Dopo la fase intensa si torna alla base. Questa discesa fa parte del piano: è lei a rendere il ritmo sostenibile da un anno all'altro.
Ripartire i ruoli in un piccolo team
In una PMI il titolare non può portare tutto sulle proprie spalle, ma non può nemmeno delegare tutto. I decisori a cui si rivolge vogliono parlare con chi guida l'azienda, soprattutto al primo contatto. I tre modi di ripartire questo lavoro tra il titolare e un commerciale sono messi a confronto in chi fa prospezione in una PMI.
| Attività | Chi | |---|---| | Costruire e ordinare la lista dei prospect | Una persona del team | | Verificare le informazioni sull'azienda | Una persona del team | | Scrivere o approvare il primo messaggio | Il titolare | | Condurre il primo appuntamento | Il titolare | | Tenere aggiornati il monitoraggio e le date di follow-up | Una persona del team |
È la logica di Trouve Tes Clients: lo strumento analizza i prospect importati e prepara proposte di messaggi, la persona decide, e su LinkedIn nulla parte senza di lei. Se un giorno questi compiti passano a un commerciale assunto, ciò che deve mettere per iscritto prima del suo arrivo è descritto in affidare la prospezione a un primo commerciale.
Un solo indicatore a settimana
Una dashboard con quindici numeri non si legge il venerdì sera. Scelga un indicatore, uno solo, da seguire ogni settimana: il numero di appuntamenti qualificati ottenuti è il più eloquente. Se cala per due settimane di fila mentre la base è stata rispettata, vanno rivisti il targeting o il messaggio, non il ritmo. Il metodo per isolare la causa è spiegato in misurare il proprio tasso di risposta LinkedIn. Quando questo indicatore non basta più a spiegare un calo, il cruscotto del venerdì in cinque numeri indica in quale fase cercare.
Per l'ordine dei follow-up all'interno della base, il modello della sequenza multicanale LinkedIn, email e WhatsApp offre un punto di partenza: quattro contatti distanziati, poi ci si ferma.
Mantenere un ritmo non richiede di lavorare di più. Richiede di decidere in anticipo quando si fa prospezione, che cosa si fa in ogni fascia e che cosa si mantiene anche nelle settimane in cui tutto trabocca.