Kurz gesagt
In einem Deutschschweizer KMU mit 15 bis 50 Mitarbeitenden gibt es selten einen Aussendienst. Der Innendienst bearbeitet Anfragen und Offerten für bestehende Kunden, und die Neukundengewinnung bleibt an der Geschäftsführung hängen, zwischen Produktion, Personal und Treuhänder. Meist geschieht sie dann, wenn gerade Zeit bleibt, also selten.
Mein Standpunkt: In diesem Markt gewinnt nicht, wer am meisten Kontakte anschreibt, sondern wer sich am einfachsten überprüfen lässt. Das System, das Sie aufbauen, sollte deshalb Überprüfbarkeit herstellen: eine saubere Zielliste, einen Erstkontakt, den man intern weiterreichen kann, echte Referenzen und eine Offerte ohne Lücken.
Warum Überprüfbarkeit vor Reichweite kommt
In vielen Schweizer KMU entscheidet bei einer neuen Zusammenarbeit selten eine Person allein. Die Geschäftsleitung bespricht es, manchmal auch der Verwaltungsrat, und die Person, die das Thema im Alltag betrifft, gibt ihre Meinung ab. Ihr erster Kontakt ist also selten die einzige Person, die überzeugt werden muss.
Daraus folgt eine praktische Regel: Alles, was Sie schicken, muss ohne Sie verständlich sein. Ihr Gegenüber wird Ihre Nachricht, Ihre Referenz oder Ihre Offerte an Kolleginnen und Kollegen weiterleiten. Was dort ankommt, sollte für sich allein stehen: wer Sie sind, was Sie vorschlagen, woran man das prüfen kann.
Diese Art der Entscheidung braucht Zeit. Planen Sie mit Gesprächen über mehrere Wochen, und behandeln Sie eine ausbleibende Antwort nach drei Tagen nicht als Absage.
Wer akquiriert, wenn es keinen Aussendienst gibt
Die Geschäftsführung führt die Gespräche, der Innendienst bereitet vor. Diese Aufteilung funktioniert, wenn sie ausdrücklich festgelegt ist:
- Geschäftsführung: zwei feste Blöcke pro Woche, zum Beispiel Dienstag- und Donnerstagmorgen je 90 Minuten. Darin schreibt sie Erstkontakte, führt Erstgespräche und entscheidet über Offerten.
- Innendienst: prüft neue Firmen im Handelsregister, pflegt die Kontaktliste, bereitet Offerten aus der Vorlage vor und erinnert an fällige Nachfassaktionen.
Die Blöcke sind keine Restzeit. Sie stehen im Kalender wie ein Kundentermin und werden nur verschoben, nicht gestrichen. Wie man einen solchen Rhythmus neben dem Tagesgeschäft hält, beschreibt der Vertriebsrhythmus der Geschäftsführung.
Die Zielliste: 80 geprüfte Firmen statt 2000 Adressen
Eine gekaufte Adressliste mit 2000 Einträgen erzeugt Arbeit, aber keine Gespräche. Eine Liste von rund 80 Firmen, die Sie einzeln geprüft haben, reicht für ein Quartal mit zwei Blöcken pro Woche.
Die Grundlage dafür ist das Handelsregister. Die kantonalen Ämter führen es, und der Zentrale Firmenindex Zefix macht es online abrufbar. Zu jeder Firma finden Sie:
- Firma, Rechtsform (AG, GmbH, Einzelunternehmen) und Sitz;
- den eingetragenen Zweck, der oft genauer ist als die Website;
- die UID im Format CHE-123.456.789;
- die eingetragenen Personen mit ihrer Zeichnungsberechtigung.
Filtern Sie nach Kanton und Zweck, dann prüfen Sie jede Firma: Passt die Tätigkeit, gibt es eine aktuelle Website, finden Sie die eingetragenen Personen auf LinkedIn? Bevor Sie die Liste aufbauen, lohnt es sich, den Idealkunden in einem Satz zu beschreiben; sonst landet jede Firma auf der Liste, die irgendwie passt.
Die Prüfung erfolgt von Hand. In Trouve Tes Clients deckt die automatische Anreicherung von Unternehmensdaten heute nur Frankreich ab.
Der Erstkontakt: kurz, prüfbar, weiterleitbar
Auf LinkedIn schreiben Sie Standarddeutsch, per Sie, mit Schweizer Rechtschreibung. Die Nachricht enthält eine Beobachtung, die der Empfänger prüfen kann, ein Anliegen in einem Satz und einen konkreten Vorschlag. Keine Anlage, keine Firmenpräsentation.
Guten Tag Herr [Nachname]
Im Handelsregister habe ich gesehen, dass [Firma] den Zweck um [Tätigkeit] erweitert hat. Wir unterstützen KMU in [Branche] bei [Thema], unter anderem [Referenzkunde, mit Einverständnis genannt].
Wäre ein Austausch von 20 Minuten in der Woche vom [Datum] für Sie sinnvoll?
Freundliche Grüsse [Ihr Name]
Ersetzen Sie die Felder durch echte Angaben. Eine Beobachtung, die nicht stimmt, wiegt schwerer als gar keine.
Zum Volumen: Auf LinkedIn bleiben Sie höchstens in der Grössenordnung von 100 Einladungen pro Woche, und Sie verwenden kein Werkzeug, das an Ihrer Stelle sendet oder Profile sammelt. Bei zwei Blöcken pro Woche liegen Sie ohnehin deutlich darunter, und das ist richtig so.
Wenn Sie nach einer Vernetzung telefonieren, respektieren Sie Einträge im Telefonverzeichnis, die mit einem Stern gekennzeichnet sind: Diese Personen möchten keine Werbeanrufe erhalten.
Referenzen und Offerte: wo die Entscheidung fällt
Im Erstgespräch fragt man Sie früher oder später, für wen Sie schon gearbeitet haben. Bereiten Sie die Antwort vor:
- Referenzen nur mit Einverständnis. Fragen Sie zwei oder drei zufriedene Kunden, ob Sie sie nennen dürfen und ob eine Kontaktperson einen kurzen Anruf annehmen würde. Erfinden oder beschönigen Sie nichts: In einem kleinen Markt wird nachgefragt.
- Eine Offerte ohne Rückfragen. Leistungsumfang, ausdrücklich nicht Enthaltenes, Termine, Preis in CHF mit Angabe, ob die MWST enthalten ist, Zahlungsbedingungen, Gültigkeitsdauer. Die Offerte wird intern weitergereicht: Sie muss allein verständlich sein.
- Termine, die Sie halten. Wenn Sie die Offerte für Donnerstag ankündigen, kommt sie am Donnerstag.
Wie Sie das Erstgespräch so führen, dass am Ende eine Entscheidung über den nächsten Schritt steht, zeigt das erste Verkaufsgespräch von 30 Minuten.
Der rechtliche Rahmen in Kürze
Seit dem 1. September 2023 gilt das revidierte Datenschutzgesetz (nDSG). Es regelt jede Bearbeitung von Personendaten, also auch Ihre Kontaktliste: Speichern Sie nur, was der Geschäftsbeziehung dient, und legen Sie fest, wann Sie Kontakte ohne Antwort löschen.
Für Massenwerbung auf elektronischem Weg, etwa E-Mail-Serien an gekaufte Listen, verlangt Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG eine vorgängige Einwilligung, eine korrekte Absenderangabe und eine einfache Abmeldemöglichkeit. Eine einzelne, sachlich passende Nachricht an eine Person in ihrer Funktion ist ein anderer Fall. Die Einzelheiten stehen in was die DSGVO in der B2B-Akquise erlaubt. Das ist keine Rechtsberatung.
Der Wochenrhythmus
Am Freitag nehmen sich Geschäftsführung und Innendienst 30 Minuten:
- offene Offerten: Wer hat sie erhalten, wann ist die nächste Aktion fällig?
- fällige Nachfassaktionen der kommenden Woche, auf die beiden Blöcke verteilt;
- Kontakte ohne Datum: Jeder erhält eine nächste Aktion oder wird herausgenommen.
Eine einfache Tabelle genügt, solange jede Zeile eine datierte nächste Aktion trägt. Mehr dazu im Artikel über das schlanke CRM eines akquirierenden KMU.
Wenn Sie wissen möchten, wo Ihre Neukundengewinnung heute hängen bleibt, geht die Akquise-Diagnose von Ihren echten Nachrichten und Offerten aus.